Jak poprawnie wycenić i udokumentować pracę wolontariusza jako wkład własny w programach MSiT?

Prowadzenie klubu sportowego to nieustanna walka o budżet. Kiedy składasz wniosek o dotację z Ministerstwa Sportu i Turystyki (MSiT), np. w ramach programu "Klub", często napotykasz wymóg wniesienia wkładu własnego. Większość prezesów myśli wtedy: "Skąd mam wziąć te 5% lub 10% w gotówce, skoro ledwo dopinamy budżet?".

Tu wchodzi cała na biało: praca wolontariuszy. W większości programów MSiT (i nie tylko) możesz zaliczyć pracę trenerów, obsługi technicznej czy działaczy jako tzw. wkład własny osobowy. Oznacza to, że nie musisz wykładać żywej gotówki, aby spełnić wymogi konkursowe – wystarczy rzetelna praca Twojego zespołu. Warunek jest jeden: musi to być zrobione „zgodnie ze sztuką”.

W tym artykule pokażę Ci, jak wycenić i udokumentować wolontariat, aby kontroler z MSiT przybił pieczątkę "Zatwierdzono" bez mrugnięcia okiem.

Co to jest wkład własny osobowy w programach MSiT?

Wkład własny osobowy to wyceniona praca wolontariuszy, którą możesz rozliczyć jako część finansowania projektu dotacyjnego. Zamiast płacić komuś wynagrodzenie z kasy klubu, angażujesz wolontariusza – rodzica, trenera społecznego, studenta AWF – a wartość jego pracy zaliczasz na poczet wymaganego wkładu własnego.

Dlaczego to ma sens dla Twojego klubu? Jeśli regulamin wymaga 5% wkładu własnego przy dotacji 50 000 zł, musisz wykazać 2 632 zł udziału. Zamiast przelewać te pieniądze z rachunku klubu, możesz rozliczyć przykładowo 88 godzin pracy wolontariusza po 30 zł/godz. To oznacza, że Twój klub nie wydaje ani złotówki gotówki, a wymóg formalny zostaje spełniony.

❗ Ważne: nie każdy program MSiT dopuszcza wkład osobowy. Niektóre nabory wymagają wyłącznie wkładu finansowego (gotówka na koncie) lub rzeczowego (udostępnienie infrastruktury). Zawsze sprawdź § 4.1 oraz § 9.7 regulaminu konkretnego programu, zanim zaczniesz planować wolontariat. W programach takich jak Aktywni Lokalnie czy Program KLUB wkład osobowy jest nie tylko dozwolony, ale wręcz zachęcany – wyższy wkład własny (powyżej minimum) poprawia Twoją punktację w kryterium „racjonalność kosztorysu".

Definicja prawna jest tu kluczowa: wolontariusz to osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na rzecz Twojego klubu. Musi działać na podstawie pisemnego porozumienia, które jasno określa zakres obowiązków, okres współpracy oraz – co najważniejsze dla rozliczenia – szacunkową wartość godziny pracy. Ta wartość służy wyłącznie celom sprawozdawczym i księgowym. Wolontariusz nie otrzymuje tych pieniędzy – one istnieją tylko „na papierze" jako ekwiwalent rzeczywistej wartości jego świadczenia.

Jakie stawki przyjąć, by nie stracić punktów merytorycznych?

To pytanie, które słyszę najczęściej: „Ile mogę wpisać za godzinę pracy wolontariusza?". Odpowiedź brzmi: tyle, ile wynosi rynkowa wartość tej pracy w Twoim regionie, ale nie więcej niż limity programowe.

Mechanizm punktacji jest prosty, ale bezlitosny. W większości programów MSiT „racjonalność i oszczędność kosztorysu" to kryterium warte od 15 do 25 punktów. Jeśli ekspert oceniający Twój wniosek zobaczy, że wyceniasz pracę asystenta trenera na 80 zł/h, a lokalne kluby OSiR płacą za taką usługę 35 zł/h, uznasz to za niegospodarność i stracisz punkty. W najgorszym przypadku – gdy konkurencja jest zacięta – te utracone 5-10 punktów przesądzą o odrzuceniu Twojego wniosku.

Dlatego przyjmij strategię bezpieczeństwa: Twoją stawkę powinna być o 10-20% niższa niż stawki komercyjne za podobną usługę w Twojej okolicy. Jeśli lokalna firma eventowa płaci grafikom 100 zł/h, a rodzic-wolontariusz robi ci plakat – wyceniasz jego pracę na 80 zł/h. Pokazujesz wtedy, że szanujesz wartość pracy specjalisty, ale jednocześnie uwzględniasz społeczny, non-profit charakter projektu.

Tabela porównawcza: Bezpieczne stawki wyceny wolontariatu 2025/2026

Przykład praktyczny: Klub Orlik Zielona Góra (klub wielosekcyjny prowadzący sekcje piłki nożnej i siatkówki) aplikuje o dotację w wysokości 17 000 zł w ramach Programu KLUB 2026. Zgodnie z regulaminem, klub musi wnieść wkład własny w wysokości minimum 5%, co stanowi kwotę 850 zł. 

Rozwiązanie (Wkład własny): Prezes klubu – posiadający uprawnienia instruktora sportu – zobowiązał się jako wolontariusz do przeprowadzenia dodatkowego cyklu zajęć ogólnorozwojowych dla najmłodszej grupy naborowej (dzieci do lat 10).

Kalkulacja:

1. Stawka: Rynkowa stawka za godzinę pracy trenera z uprawnieniami w Zielonej Górze wynosi ok. 100–120 zł brutto. Klub przyjął w porozumieniu wolontariackim stawkę ostrożną i racjonalną: 80 zł/h.
2. Liczba godzin: Prezes przepracował w ramach wolontariatu 11 godzin treningowych w okresie od marca do maja 2026 r.
3. Wartość wkładu: 11 godzin × 80 zł = 880 zł.

Wynik: Wymóg minimalnego wkładu (850 zł) został spełniony z nadwyżką (880 zł). Wniosek został zaakceptowany, a punkty za racjonalność kalkulacji kosztów oraz udział wolontariuszy przyznane.

⚠️ Ostrzeżenie: Jeśli nie masz dowodu na rynkowość stawki (ogłoszenie o pracę, cennik lokalnej firmy, regulamin wynagrodzeń OSiR), przyjmij stawkę minimalną – 30 zł/h. To zawsze bezpieczne, bo oparte na minimalnym wynagrodzeniu krajowym plus narzuty pracodawcy.

Dokumentacja krok po kroku – od porozumienia do karty czasu pracy

Kontrolerzy Operatorów programów MSiT powtarzają jak mantrę: „Co nie jest udokumentowane, nie istnieje". Nieważne, że rodzice faktycznie pomagali na zawodach przez 8 godzin. Jeśli nie masz podpisanego porozumienia i karty pracy – dla systemu dotacyjnego ta praca się nie wydarzyła. Zwrot dotacji gwarantowany.

Krok 1: Pisemne porozumienie o wolontariacie – Twój fundament prawny

Porozumienie musisz podpisać PRZED rozpoczęciem pierwszej godziny pracy wolontariusza. Wsteczne datowanie dokumentów to czerwona flaga, którą kontroler wyłapie w ciągu 5 minut (porówna daty z kartą pracy i harmonogramem projektu).

Co MUSI znaleźć się w porozumieniu:

• Dane identyfikacyjne: Imię, nazwisko, PESEL wolontariusza; nazwa klubu, NIP, adres.
• Nazwa zadania publicznego: Np. „Świadczenia będą wykonywane w ramach zadania pn. 'Szkolenie sportowe juniorów 2025', dofinansowanego przez MSiT w ramach Programu KLUB." Wiąże to wolontariusza bezpośrednio z projektem dotacyjnym.
• Szczegółowy zakres obowiązków: Unikaj ogólników! ❌ „Pomoc przy treningu" → ✅ „Prowadzenie rozgrzewki dla grupy U-12, asystowanie podczas ćwiczeń technicznych, kontrola obecności zawodników."
• Okres trwania: Od-do. Musi pokrywać się z okresem realizacji projektu wskazanym w umowie z MSiT.
• Szacowana liczba godzin miesięcznie: Np. „około 20-30 godzin miesięcznie".
• Klauzula wyceny (KLUCZOWA!): „Strony ustalają szacunkową wartość świadczenia Wolontariusza na kwotę 60,00 PLN (słownie: sześćdziesiąt złotych) brutto za jedną godzinę zegarową. Ustalona kwota służy wyłącznie celom sprawozdawczym i księgowym Beneficjenta i nie stanowi wynagrodzenia należnego Wolontariuszowi."
• Zobowiązanie do prowadzenia ewidencji: „Wolontariusz zobowiązuje się do bieżącego wypełniania Karty Ewidencji Czasu Pracy."

"

Przygotuj jeden uniwersalny wzór porozumienia i dostosowuj tylko dane osobowe oraz zakres obowiązków. Oszczędzisz czas, a jednocześnie zachowasz spójność formalną wszystkich dokumentów.

Krok 2: Karta czasu pracy – dowód wykonania świadczenia

Karta Ewidencji Czasu Pracy to Twoja linia obrony podczas kontroli. To prosty dokument – tabela, którą wolontariusz wypełnia na bieżąco (najlepiej po każdym treningu lub raz w tygodniu).

Wymagania formalne karty pracy w standardzie MSiT:

• Nagłówek: Nazwa projektu, numer umowy z MSiT, imię i nazwisko wolontariusza, miesiąc i rok.
• Tabela czynności: Każdy wiersz to jeden dzień pracy. Kolumny: Data | Godziny (od-do) | Liczba godzin | Opis czynności.
• Precyzja godzinowa: Godziny nie mogą nakładać się na czas pracy etatowej wolontariusza w innym miejscu. Jeśli rodzic jest nauczycielem w szkole w godzinach 8:00-14:00, wolontariat może rozpocząć się najwcześniej o 14:15.
• Opis zgodny z porozumieniem: Jeśli w porozumieniu napisałeś „prowadzenie rozgrzewki", to w karcie pracy nie możesz wpisać „sprzątanie hali" – to inna usługa, wymaga odrębnego porozumienia.
• Podpisy: Podpis wolontariusza oraz podpis koordynatora projektu (Prezesa lub osoby nadzorującej). Podpis koordynatora jest potwierdzeniem, że praca faktycznie została wykonana.

Przykład poprawnego wpisu w Karcie Pracy:

Na koniec miesiąca: Wolontariusz i koordynator podpisują kartę na dole z potwierdzeniem: „Potwierdzam zgodność powyższych danych z faktycznie przepracowanymi godzinami."

🗂 Pobierz wzór Karty Ewidencji Pracy Wolontariusza (zajęcia sportowe)

Krok 3: Weryfikacja w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RPS)

To wymóg prawny, który wielu prezesów pomija – i drogo za to płaci. Zgodnie z np. § 9.10 regulaminu Aktywni Lokalnie oraz analogicznymi zapisami w innych programach, każda osoba mająca kontakt z dziećmi i młodzieżą musi być zweryfikowana w Rejestrze RPS (rejestr sprawców przestępstw na tle seksualnym).

Dotyczy to również wolontariuszy – nie tylko pracowników. Nawet jeśli rodzic pomaga jednorazowo na zawodach, gdzie są dzieci, formalnie podlega temu wymogowi.

Jak to zrobić w praktyce?

1. Wolontariusz wypełnia wniosek o wydanie informacji z Rejestru (dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości).
2. Klub jako Beneficjent składa zbiorczy wniosek do Rejestru za wszystkich wolontariuszy.
3. Po otrzymaniu odpowiedzi (zazwyczaj 7-14 dni), Prezes sporządza Oświadczenie Beneficjenta: „Oświadczam, że dokonałem weryfikacji wolontariusza [Imię Nazwisko, PESEL] w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym w dniu [data] i nie stwierdzono wpisów dyskwalifikujących."

⚠️ Ważne: To oświadczenie MUSI znaleźć się w dokumentacji projektu. Brak go = naruszenie § 9.10 = zwrot dotacji, nawet jeśli wszystkie inne dokumenty są w porządku.

Najczęstsze błędy i „czerwone flagi" MSiT

Kontrolerzy mają swoje „klasyki gatunku" – błędy, które powtarzają się w dziesiątkach klubów. Oto top 5, które powodują zwrot dotacji:

Błąd 1: Podwójne finansowanie – te same godziny w dwóch projektach

Scenariusz: Trener Jan Kowalski prowadzi treningi piłki nożnej. Klub rozlicza jego pracę jako wolontariat w Programie KLUB (50 godzin w marcu). Jednocześnie rozlicza jego pracę w projekcie PUSON (40 godzin w marcu).

Problem: Zgodnie z np. § 9.5 regulaminu Aktywni Lokalnie, podwójne finansowanie jest kategorycznie zabronione. Każda godzina pracy może być rozliczona tylko w jednym projekcie.

Jak uniknąć? Prowadź centralny kalendarz pracy wolontariuszy. Jeśli klub realizuje kilka projektów jednocześnie, przypisuj wolontariuszy do konkretnych zadań i pilnuj, żeby godziny się nie pokrywały. Kontrolerzy mają dostęp do baz danych PESEL i mogą krzyżować informacje między projektami.

Błąd 2: Brak wyceny w porozumieniu – formalnie wkład = 0 zł

Scenariusz: Klub podpisał porozumienie z wolontariuszem, opisał zakres obowiązków, ale nie wpisał stawki godzinowej („wartość świadczenia ustalona zostanie na koniec projektu").

Problem: Bez wyceny w porozumieniu, praca wolontariusza nie ma wartości księgowej. W systemie AMODIT operator odrzuci taki dokument – wkład własny nie został pokryty.

Jak naprawić? Jeśli podpisałeś już porozumienie bez stawki, sporządź aneks do porozumienia, w którym dopisujesz: „Strony ustalają wartość godziny pracy wolontariusza na poziomie [kwota] zł/h, z mocą obowiązującą od dnia podpisania pierwotnego porozumienia."

Błąd 3: Niezachowanie progów procentowych wkładu własnego

Scenariusz: Program wymaga minimum 5% wkładu własnego. Klub zaplanował we wniosku 1200 zł wkładu (wolontariat). W trakcie realizacji jeden wolontariusz zrezygnował, faktycznie wykonano pracę wartą tylko 850 zł. To daje 4,2% wkładu zamiast 5%.

Problem: Wymóg 5% to warunek formalny umowy. Jego niespełnienie = naruszenie umowy = żądanie zwrotu proporcjonalnej części dotacji.

Jak uniknąć? Zawsze planuj wkład z 20% buforem bezpieczeństwa. Jeśli wymóg to 5%, zaplanuj 6-7%. Jeśli któryś wolontariusz zrezygnuje, nadal będziesz miał bezpieczną nadwyżkę.

Błąd 4: Prezes jako wolontariusz w zakresie reprezentacji statutowej

Scenariusz: Prezes klubu wpisuje samego siebie jako wolontariusza, rozliczając godziny spędzone na „zarządzaniu projektem" (podpisywanie umów, reprezentowanie klubu wobec MSiT).

Problem: W wielu programach osoby zarządzające organizacją (Zarząd) nie mogą być wolontariuszami w zakresie zadań statutowych (konfliktu interesów). Prezes może być wolontariuszem tylko wtedy, gdy wykonuje pracę merytoryczną – np. prowadzi treningi jako licencjonowany trener.

Jak to zrobić dobrze? Jeśli Prezes chce być wolontariuszem, w porozumieniu opisz zakres jako „prowadzenie zajęć szkoleniowych dla grupy X". NIE używaj sformułowań typu „zarządzanie projektem", „nadzór nad realizacją".

Błąd 5: Nieterminowość rozliczenia – 30 dni w AMODIT to termin nieprzekraczalny

Scenariusz: Projekt zakończył się 31 maja. Klub miał 30 dni (do 30 czerwca) na złożenie sprawozdania końcowego w systemie AMODIT. Prezes pojechał na urlop, sprawozdanie złożył 15 lipca.

Problem: Opóźnienie w rozliczeniu to naruszenie umowy. MSiT może nałożyć karę finansową (proporcjonalne zmniejszenie dotacji) lub – w przypadku dużego opóźnienia – żądać zwrotu całości środków.

Jak uniknąć? Ustaw sobie przypomnienie kalendarzowe 7 dni przed terminem. Jeśli wiesz, że będziesz nieobecny, wyznacz zastępcę lub przygotuj dokumenty wcześniej.

Jak rozliczyć wolontariat w systemie AMODIT?

System AMODIT to elektroniczna platforma obsługująca wnioski i sprawozdania dla większości programów MSiT. Dla wielu prezesów to frustrująca walka z formularzami – ale jeśli znasz logikę systemu, rozliczenie wolontariatu zajmuje 15 minut.

Etap 1: Wnioskowanie – wpisywanie wkładu własnego do kosztorysu

Logujesz się na wnioski.msit.gov.pl (w zależności od programu). W zakładce „Kosztorys" lub „Plan finansowy" tworzysz nową pozycję kosztową:

• Kategoria: Wkład własny niefinansowy (lub „Wkład osobowy" – nazewnictwo różni się między programami).
• Nazwa kosztu: „Obsługa szkoleniowa – wolontariat" lub „Praca wolontariuszy – prowadzenie zajęć".
• Jednostka miary: godzina.
• Liczba jednostek: Np. 100 (godzin).
• Cena jednostkowa: Np. 60 zł.
• System automatycznie wyliczy: 100 h × 60 zł = 6 000 zł wartości wkładu.

Pole „Uzasadnienie kosztu" – KLUCZOWE! Wpisz: „Wycena oparta na rynkowej stawce dla trenera z licencją w województwie [nazwa]. Stawka odzwierciedla wartość pracy specjalisty i uwzględnia charakter społeczny projektu (10% poniżej stawek komercyjnych)."

Etap 2: Sprawozdawczość – potwierdzanie wykonania

Po zakończeniu projektu, w sprawozdaniu końcowym (zakładka „Rozliczenie finansowe"), w kolumnie „Wykonanie – środki własne" wpisujesz kwotę wynikającą z rzeczywistej pracy wolontariuszy (zsumowanej z Kart Pracy).

• Jeśli zaplanowałeś 100 godzin (6 000 zł), a wykonano 110 godzin (6 600 zł) → wpisz 6 600 zł. Nadwykonanie wkładu jest pozytywne – pokazuje zaangażowanie klubu.
• Jeśli wykonano tylko 80 godzin (4 800 zł) → system może zasygnalizować niedoubezpieczenie wkładu. Musisz wtedy w opisie merytorycznym wyjaśnić, jak pokryłeś brakujące 1 200 zł (np. wkładem finansowym, innym wolontariuszem).

Załączniki do sprawozdania:

W systemie AMODIT, w zakładce „Dokumenty", załączasz skany:

• Porozumień z wolontariuszami (PDF).
• Kart Ewidencji Czasu Pracy (PDF).
• Oświadczenia o weryfikacji RPS (PDF).
• Dowodu rynkowej stawki (np. screenshot oferty pracy, cennik).

Termin: 30 dni od zakończenia zadania (data wskazana w umowie). System blokuje możliwość złożenia sprawozdania po terminie – musisz wtedy kontaktować się z Operatorem mailem z prośbą o odblokowanie.

Przechowywanie dokumentacji: Pamiętaj, że oryginały dokumentów (porozumienia, karty pracy) musisz przechowywać przez 5 lat od daty zakończenia projektu. Kontrola NIK może przyjść nawet 4 lata po rozliczeniu dotacji. Zgubiłeś dokumenty? Brak podstawy do uznania wkładu = zwrot środków.

"

Wiele klubów popełnia błąd, wpisując maksymalną stawkę 80 zł dla wszystkich funkcji. Operator sprawdza racjonalność wobec lokalnego rynku pracy. Jeśli w Twoim powiecie instruktor fitness zarabia 40 zł/h, a Ty wyceniasz wolontariusza na 80 zł – tracisz punkty merytoryczne. Bezpieczniejsza strategia: przyjmij stawkę o 10-20% niższą niż rynkowa i uzasadnij ją charakterem społecznym projektu.

Przykład z życia: Klub UKS Sokół z Tarnowa aplikował o dotację w programie Aktywni Lokalnie. Potrzebowali wkładu własnego 3 500 zł. Prezes znalazł trzech wolontariuszy: trenera piłki ręcznej (wycena 70 zł/h, 30 godzin = 2 100 zł), fizjoterapeutę (wycena 60 zł/h, 15 godzin = 900 zł) oraz rodzica-grafika (wycena 50 zł/h, 10 godzin = 500 zł). Łącznie: 3 500 zł. Każda stawka była potwierdzona lokalnym cennikiem usług lub ofertą pracy. Wniosek otrzymał maksymalną punktację za racjonalność – 25/25 punktów.

FAQ: Najczęstsze pytania o wycenę wolontariatu MSiT